Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

S účinností ode dne 25. května 2018 se na zpracování Vašich osobních údajů vztahuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), tzv. GDPR. V souvislosti s tím Vám poskytujeme následující informace o zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.

I. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Special Tours Prague, spol. s r.o., se sídlem Panská 897/12, 110 00 Praha 1, IČO 005 53 557, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 264 (dále jen Správce), která je provozovatelem hotelu Art Nouveau Palace, na adrese Panská 12, 110 00 Praha 1 (dále jen Hotel).

II. Jaké osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje, které o Vás zpracováváme a jejichž rozsah se liší podle typu a rozsahu poskytovaných služeb, zahrnují Vaše:

• jméno a příjmení, titul
• datum narození
• státní občanství
• adresa bydliště
• číslo cestovního dokladu
• číslo víza, je-li v cestovním dokladu vyznačeno
• doba pobytu
• účel pobytu na území ČR
• e-mail
• telefonní číslo
• druh, číslo a datum expirace platební karty
• registrační značka motorového vozidla
• záznam z kamerového systému
• jiné údaje, pokud jsou nutné v souvislosti s poskytováním služeb ze strany Správce.

Osobní údaje získáváme přímo od Vás nebo od zprostředkovatelů Vašeho ubytování při uzavírání smlouvy o rezervaci ubytování, resp. smlouvy o ubytování a dále v průběhu našeho smluvního vztahu. Poskytnutí Vašich osobních údajů je dobrovolné. Pokud se rozhodnete nám své osobní údaje neposkytnout, nebude možné uzavřít smlouvu o rezervaci ubytování, resp. smlouvy o ubytování.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování.

Pro zajištění bezpečnosti a důvěrnosti Vašich osobních údajů, která je pro nás mimořádně důležitá, využíváme technická a organizační opatření zejména na ochranu před neoprávněným přístupem k osobním údajům a jejich zneužitím, včetně zajištění bezpečnosti našich IT systémů. Všechna opatření pravidelně vyhodnocujeme a aktualizujeme.

III. Účel zpracování a právní základ pro zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely:

• poskytování služeb na základě uzavřené smlouvy o rezervaci ubytování, resp. smlouvy o ubytování v Hotelu, tj. zejména pro účely uzavření smlouvy, spravování našeho smluvního vztahu a komunikaci s Vámi. 
  Právní základ, který nám umožňuje zpracovávat Vaše osobní údaje, je v tomto případě dán tím, že zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro účely uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi.
  
  
• plnění našich zákonných povinností, tj. zejména pro účely vedení domovní knihy a oznamování ubytování cizince ve smyslu právních předpisů upravujících pobyt cizinců na území České republiky.
  Právní základ, který nám umožňuje zpracovávat Vaše osobní údaje, je v tomto případě dán tím, že zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás jako správce osobních údajů vztahuje.
  
  
• ochrany našich oprávněných zájmů, tj. zejména pro účely posouzení, výkonu a vymáhání našich právních nároků, ochranu práv, majetku nebo bezpečnosti nás, našich klientů nebo jiných osob.
  Právní základ, který nám umožňuje zpracovávat Vaše osobní údaje, je v tomto případě dán tím, že zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů jako správce osobních údajů.
  
  
• marketingu a zasílání marketingových sdělení a obchodních nabídek, o kterých se domníváme, že by Vás mohly zajímat, abychom zlepšovali naše služby, pokud jste nám poskytli svůj souhlas s přímým marketingem.
  Právní základ, který nám umožňuje zpracovávat Vaše osobní údaje, je v tomto případě dán tím, že jste nám pro tento účel udělili kdykoli odvolatelný souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů.
  
  

IV. Příjemci, jimž můžeme poskytnout Vaše osobní údaje

K zajištění řádného chodu Hotelu, při poskytování služeb a plnění svých závazků ze smluv využíváme odborné a specializované služby jiných subjektů, např. poskytovatelů gastronomických služeb, IT služeb, účetních, auditorů a dalších subjektů, kteří nám poskytují své služby. Pokud tyto subjekty zpracovávají Vaše osobní údaje poskytnuté jim Správcem, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají je pouze v rámci našich pokynů a nemohou je využít jinak. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má takový subjekt jako zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

V. Doba, po kterou budeme Vaše osobní údaje zpracovávat

Vaše osobní údaje uchováváme jen, dokud trvá některý z výše uvedených účelů zpracování, tj. zejména po dobu trvání smlouvy a po dobu existence Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů. Následně po ukončení Vaší smlouvy nebo po odvolání Vaše souhlasu Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu a za podmínek vyžadovaných právními předpisy v souladu s obecnými promlčecími, archivačními a skartačními lhůtami.

VI. Vaše práva související se zpracováním Vašich osobních údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte:

• právo na stručné, jasné, transparentní a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem nakládáme s Vašimi osobními údaji a jaká jsou Vaše práva související se zpracováním Vašich osobních údajů (k tomu slouží také tento dokument)
  
  
• právo na přístup k osobním údajům zahrnující právo získat potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoli a právo žádat informaci o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme
  
  
• právo na opravu nepřesných a neúplných osobních údajů
  
  
• právo na vymazání Vašich osobních údajů („právo být zapomenut“), pokud:
  - již Vaše osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány;
  - jste odvolali svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů;
  - jste vznesli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a náš oprávněný zájem na dalším zpracování Vašich osobních údajů nemá v daném případě přednost nebo jste vznesli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu;
  - byly Vaše osobní údaje zpracovány protiprávně;
  - Vaše osobní údaje musí být vymazány podle právních předpisů.
  
  
• právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, pokud:
  - popíráte přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu dokud neověříme jejich přesnost;
  - je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní a Vy namísto vymazání Vašich osobních údajů žádáte jen omezení jejich použití;
  - my již Vaše osobní údaje nepotřebujeme, ale Vy je požadujete pro uplatnění Vašich právních nároků;
  - jste vznesli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, a to na dobu dokud neověříme, zda naše oprávněné zájmy převažují nad Vašimi zájmy.
  
  
• právo na přenositelnost údajů zahrnující Vaše právo získat Vaše osobní údaje a Vaše právo rozhodnout o jejich přenosu k jinému poskytovateli služeb
  (k jinému správci osobních údajů)
  
  
• právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud je zpracováváme pro účely ochrany našich oprávněných zájmů nebo pro účely přímého marketingu
  
  
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; www.uoou.cz
  
  Pokud máte dotazy či připomínky ke zpracování Vašich osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva uvedená v bodě VI., můžete tak učinit písemně na adrese Správce, tj. Special Tours Prague, spol. s r.o., Panská 897/12, 110 00 Praha 1, nebo elektronicky na e-mailové adrese: gdpr,palacehotel,cz

Information about personal data processing and protection

With effect from 25 May 2018 the processing of your personal data will be subject to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), known as GDPR. With regard to this we provide you with the following information about the processing and protection of your personal data.

I. Personal data controller

The controller of your personal data is the company Special Tours Prague, spol. s r.o., registered address: Panská 897/12, 110 00 Praha 1, reg. no. 005 53 557, registered in the commercial register maintained by Prague City Court, section C, file no. 264 (hereinafter referred to as the Controller), which is the operator of the Art Nouveau Palace Hotel at the address Panská 897/12, 110 00 Prague 1 (hereinafter referred to as the Hotel).

II. Which personal data do we process?

The personal data that we process about you and the extent of which differs depending on the type and extent of the services provided include your:

• name and surname, title
• date of birth
• nationality
• home address
• travel document number
• visa number if indicated on the travel document
• duration of stay
• purpose of stay in the Czech Republic
• e-mail address
• phone numbe
• type, number and expiry date of payment card
• vehicle registration number
• recording from the camera system
• other data, if necessary in connection with the provision of services by the Controller.

   

We obtain personal data directly from you or from the agent that has arranged your accommodation when concluding the accommodation reservation agreement or the accommodation agreement and also during our contractual relationship. Your personal data is provided automatically. If you choose not to provide us with your personal data, we will not be able to conclude an accommodation reservation agreement or accommodation agreement. 

No automated decision-making occurs during the processing of your personal data. 

In order to ensure the security and confidentiality of your personal data, which is extremely important to us, we use technical and organisational measures to protect against unauthorised access to the personal data and its misuse, including the security of our IT systems. We regularly evaluate and update all our measures. 

III. Purpose of processing and legal basis for the processing of personal data

We process your personal data for the following purposes:

• providing services on the basis of a concluded accommodation reservation agreement or accommodation agreement in the Hotel, i.e. in particular, for the purposes of concluding a contract and managing our contractual relationship and communicating with you. 
  In this case the legal basis enabling us to process your personal data is that the processing of your personal data is necessary in order to conclude or fulfil an agreement with you. 

• fulfilling our legal obligations, i.e. in particular, for the purposes of keeping a house book and notifying the accommodation of foreign citizens according to legislation governing the residence of foreign citizens in the Czech Republic. 
  In this case the legal basis enabling us to process your personal data is that the processing of your personal data is necessary in order to fulfil the legal obligation that applies to us as a controller of personal data.

• protecting our legitimate interests, i.e. in particular, for the purposes of assessing, exercising and enforcing our legal claims, protecting the rights, property or security of us, our clients or other persons.
  In this case the legal basis enabling us to process your personal data is that the processing of your personal data is necessary for the purposes of our legitimate interests as a controller of personal data.

• marketing and sending marketing messages and business offers which we believe might interest you in order to improve our services, if you have provided your consent to direct marketing.
  In this case the legal basis enabling us to process your personal data is that you have at some time granted us revocable consent to the processing of your personal data for this purpose.

IV. Recipients to whom we might provide your personal data

In order to ensure the proper running of the Hotel, when providing services and fulfilling our contractual obligations, we use professional and specialized services of other subjects, such as gastronomic service providers, IT services, accountants, auditors and other subjects that provide us with their services. If these subjects process your personal data provided to them by the Controller, they are in the position of personal data processors and process them only according to our instructions and cannot use them otherwise. We select each such subject carefully and with each of them we enter into a personal data processing contract, in which such subject as a processor has to fulfil strict obligations to protect and safeguard personal data.

V. Period for which we will process your personal data

We store your personal data only for as long as any of the aforementioned processing purposes lasts, i.e. in particular for the duration of the agreement and for the duration of your consent to the processing of personal data. Following the termination of your agreement or the withdrawal of your consent we will then store your personal data only for the duration and under the conditions required by law in accordance with general limitation, archiving and shredding periods.

VI. Your rights relating to the processing of your personal data

Regarding the processing of your personal data you have:

• the right to brief, clear, transparent and comprehensible information about how we handle your personal data and what your rights are regarding the processing of your personal data (this document also serves this purpose) 
  
  
• the right of access to personal data including the right to obtain confirmation of whether or not we are processing your personal data and the right to request information about how we are processing your personal data 
  
  
• the right to rectification of inaccurate or incomplete personal data 
  
  
• the right to erasure of your personal data (“the right to be forgotten”), if:
  - your personal data is no longer required for the purposes for which it was collected or processed;
  - you have withdrawn your consent to the processing of your personal data;
  - you have objected to the processing of your personal data and our legitimate interest in the further processing of your personal data does not have  priority in that particular case or you have objected to the processing of your personal data for direct marketing purposes;- your personal data has been processed unlawfully;
  - your personal data has to be erased according to legal regulations.

• the right to the restriction of processing of your personal data if:
  - you dispute the accuracy of your personal data, until we verify their accuracy;
  - the processing of your personal data is unlawful and instead of erasing your personal data you only ask for its use to be restricted;
  - we no longer need your personal data but you request it in order to exercise your legal rights;
  - you have objected to the processing of your personal data, until we verify whether our legitimate interests outweigh your interests.

• the right to the portability of data including your right to obtain your personal data and your right to decide to have it transferred to another service provider (to another personal data controller) 
  
  
• the right to object to the processing of your personal data if we process it in order to protect our legitimate interests or for direct marketing purposes 
  
  
• the right to make a complaint to the supervisory authority which is the Office for Personal Data Protection, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; www.uoou.cz 
  
  If you have any questions or comments on the processing of your personal data or want to exercise your rights referred to in section VI., you can do so in writing to the Controller’s address, i.e. Special Tours Prague, spol. s r.o., Panská 897/12, 110 00 Praha 1, or by e-mail to: gdpr,palacehotel,cz.